Lägesrapport stabsarbete

Staben är redo att avsluta sitt arbete inom kort. ”Det här var en fokuserad insats för att säkerställa att vi lever upp till kraven på offentlighet, där vi bland annat tillsatt extra resurser till kansliet,” säger kommundirektör Eva Dahl.

Den senaste tiden har det inkommit en stor mängd mejl, telefonsamtal och begäran om allmän handling. Mängden ärenden har varit svårt att hantera samtidigt som den ordinarie verksamheten pågår, då Grästorp är en liten kommun med små resurser. Därför tillsattes en stab för att ta fram en lägesbild och ge förslag på åtgärder för att garantera att kommunen kan leva upp till krav på offentlighet och transparens.

Staben fick också i uppgift att se om det förekommer en upplevelse av otillåten påverkan riktad mot förtroendevalda och tjänstepersoner.

Att upprätta stab är ett sätt att organisera sig för att kunna jobba mer fokuserat med ett särskilt uppdrag. Olika kompetenser ingår i staben beroende på uppdraget. Gemensamt för ett stabsarbete är att kunna ge stöd till ledning och beslutsfattare.

Kommundirektör Eva Dahl ser att stabsarbetet snart kommer att kunna avslutas:

"Min bild är att vi kommer att kunna avsluta stabsarbetet inom kort. Det här var en fokuserad insats för att säkerställa att vi lever upp till kraven på offentlighet, där vi bland annat tillsatt extra resurser till kansliet."

Efter att ha arbetat fram en lägesbild har staben tagit fram ett antal förslag:

Rutin för utlämnande av allmän handling och hantering av komplexa frågor

Offentliga handlingar ska kunna begäras ut och läsas av medborgare. Handlingarna ska lämnas ut skyndsamt. Med det stora inflödet av begäran om allmän handling har kommunen tillfört resurser för att kunna möta efterfrågan, och dessutom uppdaterat rutinen för att på ett mer effektivt sätt kunna arbeta med att lämna ut handlingar och svara på komplexa frågor.

En policy framtagen i enlighet med proposition 2024/25:80, Stärkt skydd för vissa förtroendevalda och en tydligare intern kontroll i kommuner och regioner, som antas träda i kraft 1 juli 2025.

Policyn läggs fram till kommunstyrelsens arbetsutskott den 1 april.

En plan på kommunikationsinsatser som syftar till att öka kunskapen om kommunens politiska organisering, om beslutsgång och om möjligheten att engagera sig och påverka.

Under tiden då staben arbetat har en polisanmälan om otillåten påverkan gjorts av en förtroendevald.

Frågor och svar

Har kommunen inte haft en rutin för utlämnande av allmänna handlingar tidigare?

Jo, men med det ökade inflödet av frågor och begäran av allmänna handlingar har rutinen behövt justeras och kansliet har tillförts extra resurser.

Är stabsarbetet ett försök att tysta ner kritik?

Nej, tvärtom. Stabens uppgift har varit att ge förslag på åtgärder för att garantera att kommunen kan leva upp till krav på offentlighet och transparens.

Finns det en någon begränsning på antalet mejl man får skicka kommunen?

Nej, det är varje medborgares rättighet att kontakta kommunen. I och med att belastningen har ökat under en period har kommunen behövt tillföra mer resurser eftersom varje mejl och begäran ska besvaras skyndsamt.

Vem svarar på min fråga hos kommunen?

Kansliet tar emot frågan eller begäran. Ibland behövs det en viss kunskap i frågorna som tas fram tillsammans med verksamheterna.

Jag har en fråga/jag vill begära ut en handling, vem mailar jag?

Du kan alltid nå kommunen på kommun@grastorp.se

Är stabsarbete samma som krisledning?

Stabsarbete är en metodik som bygger på att organisationen resurssätter med rätt kompetens för ett visst ändamål eller en händelse – det behöver inte alltid röra sig om en kris, utan kan också handla om att stötta beslutsfattare och ledning med rätt underlag. Vid en kris eller allvarlig händelse arbetar man också enligt samma stabsmetodik.

Hur gör jag om jag vill vara med och påverka?

Här kan du läsa mer om hur du kan vara med och påverka.